Så kvalitetssäkrar Rädda Barnen programverksamheten och dess finansiering.
Med basen i en stabil SharePoint-plattform, förädlad med väl avvägda anpassningar, säkerställer och effektiviserar Rädda Barnen Sverige sin globala programverksamhet och dess finansiering. "Vi har fått ett effektivt och tydligt system där vi kan följa upp verksamheten och visa på vilka resultat vi når. Det är mycket viktigt för Rädda Barnen." säger generalsekretare Elisabeth Dahlin.
"Vi har fått ett effektivt och tydligt system där vi kan följa upp verksamheten och visa på vilka resultat vi når. Det är mycket viktigt för Rädda Barnen." Elisabeth Dahlin, Generalsekretare Rädda Barnen.
Med hjälp av systemet Programme and Grant Management System administrerar Rädda Barnen Sverige sin bidragshantering. Arbetet följer ett strikt och komplext regelverk. Det är mycket viktigt att Rädda Barnen kan genomföra korrekta uppföljningar och säkerställa att medel når fram till avsedda mottagare och används på ett effektivt sätt. Denna information förmedlas sedan vidare till givare och övriga intressenter.
Rädda Barnen Sverige stod inför ett flertal utmaningar då man skulle utveckla ett förbättrat och mer effektivt systemstöd för sina cirka 200 medarbetare runt om i världen. Kraftfullhet och enkelhet behövde kombineras, och vitalt för lösningen var systemets möjligheter att fungera i miljöer och länder där bandbredd är en bristvara.
"Vår stora utmaning låg i att skapa enkelhet och tillgänglighet. Med vår globala struktur måste vi kunna samarbeta i ett system trots att många användare endast har tillgång till långsamma och dåliga uppkopplingar", berättar Lotta Nordström, projektledare på Rädda Barnen Sverige.
En viktig aktör i sammanhanget har Precio Systemutveckling varit. Precio är den IT-konsult som genomfört och ansvarat för utvecklingsarbetet av det nya systemet. Precio har arbetat med Rädda Barnen under många år, och har stor kunskap om verksamheten och dess processer, vilket varit en bidragande framgångsfaktor i projektet.
"Vi arbetade nära Rädda Barnen för att ta fram en kravspecifikation som tydligt definierade vad som behövdes för att uppnå de högt satta målen med det nya systemet. Vi har stor erfarenhet av att bygga liknande lösningar på SharePoint där vi så kostnadseffektivt som möjligt kombinerar nyttjandet av befintlig funktionalitet med skräddarsydda anpassningar", säger Björn Bemgård på Precio.
Efter nästan två års arbete rullades den första delen av det SharePoint-baserade systemet ut under januari 2010. Detta skedde för verksamheten i västra Afrika. Under året kommer systemet att sättas i drift även i Östra Afrika, Syd- och Central Asien, Latinamerika och Sydostasien.
"Användarna är mycket nöjda hittills. Redan under utbildningen kunde man se hur användarna snabbt fick förståelse för systemet och började ta egna initiativ och använda funktionerna på egen hand. Det visar hur intuitivt och enkelt det är", säger Lotta Nordström.
Sammanfattningsvis beskrivs projektet som en succé. Efterfrågad funktionaliet har levererats, på tid, enligt plan och inom budget.
"Vi har lyckats skapa ett system som fullt ut stödjer de viktiga processer som hanterar ett bidrags väg genom organisationens verksamhet, från ansökan till resultat för barns rättigheter – detta är det mest lyckade projekt jag någonsin deltagit i", säger Lotta Nordström.